Prüfprotokolle digitalisieren.
Messwerte automatisch in Excel.
DokuScan liest ausgefüllte Prüf- und Wartungsprotokolle aus — Prüfpunkte, Messwerte, Ergebnisse, Prüfer und Datum. Den Aufbau Ihres Formulars erkennt DokuScan beim ersten Protokoll selbst.
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Protokolle auf Papier sind schwer auszuwerten.
Wartungs- und Prüfprotokolle werden vor Ort auf Papier oder als PDF ausgefüllt. Für Auswertungen, Nachweise oder Kundenberichte muss jemand die Werte abtippen — Zeile für Zeile, Protokoll für Protokoll.
DokuScan überträgt jeden Prüfpunkt als eigene Zeile in eine Tabelle. Mit Validierungsregeln fallen Messwerte außerhalb des zulässigen Bereichs sofort auf.
Welche Protokolle sich eignen
Wartungsprotokolle
Anlage, Wartungsdatum, durchgeführte Arbeiten, Techniker und nächster Termin.
Prüfprotokolle mit Messwerten
Prüfpunkt, Soll- und Istwert, Einheit und Ergebnis — jeder Messpunkt als eigene Zeile.
Elektro-Prüfprotokolle
Geräte- oder Stromkreisprüfungen mit Messwerten und Ergebnis je Prüfling.
Checklisten und Abnahmeprotokolle
Ankreuzfelder als Ja/Nein-Werte, Bemerkungen als Text, dazu Datum und Prüfer.
Qualitätsprüfungen
Wareneingangs- und Endkontrollen mit Prüfmerkmalen, Toleranzen und Befund.
Eigene Formulare
Jedes intern verwendete Protokoll — der Aufbau wird beim ersten Dokument erkannt.
So funktioniert es.
Erstes Protokoll hochladen — DokuScan erkennt Kopfdaten und Prüfpunkte und schlägt die Felder vor.
Vorschlag prüfen, bei Bedarf Validierungsregeln ergänzen (z. B. Min/Max für Messwerte) und als Template speichern.
Weitere Protokolle hochladen — einzeln, bis zu 25 auf einmal oder per E-Mail an die Template-Adresse.
Excel oder CSV herunterladen — jeder Prüfpunkt als eigene Zeile.
Jeder Prüfpunkt einzeln
Kopfdaten wie Anlage und Datum plus alle Prüfpunkte als Tabellenzeilen in einem Template.
Messwerte prüfen
Min/Max-Regeln pro Feld markieren Werte außerhalb des Sollbereichs automatisch.
Handschrift & Druck
Gedruckte und handschriftlich ausgefüllte Protokolle werden per OCR und KI verarbeitet.
Konfidenz-Anzeige
Unsichere Werte sind markiert und lassen sich vor dem Export korrigieren.
Einreichen per E-Mail
Protokolle direkt vom Scanner oder Smartphone an die Template-Adresse senden — die Verarbeitung startet automatisch.
DSGVO-konform
Alle Daten auf Servern in Deutschland. Kein Training von KI-Modellen mit Ihren Dokumenten.
Häufige Fragen
Werden Ankreuzfelder erkannt?
Ankreuzfelder lassen sich als Ja/Nein-Feld anlegen. Wie zuverlässig das bei Ihrem Formular funktioniert, sehen Sie im kostenlosen Probelauf mit einem echten Protokoll — bevor ein Scan verbraucht wird.
Kann DokuScan Messwerte prüfen?
Ja. Pro Feld lassen sich Min/Max-Werte, erlaubte Optionen oder Datumsregeln festlegen. Auffällige Scans werden automatisch markiert.
Was ist mit mehrseitigen Protokollen?
Mehrseitige PDFs werden automatisch aufgeteilt. Jede Seite wird als eigener Scan verarbeitet und verbraucht einen Credit.
Wohin kann ich die Daten exportieren?
Als Excel (XLSX), CSV oder JSON. Im Business-Paket stehen zusätzlich API und Webhooks für die Anbindung an eigene Systeme zur Verfügung.
Wo werden die Daten gespeichert?
Auf Servern in Deutschland (Frankfurt), DSGVO-konform, getrennt von anderen Accounts und ohne Training von KI-Modellen mit Ihren Dokumenten.
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