Hilfe-Center
Alles, was Sie für den Einstieg und den laufenden Betrieb brauchen. Die Schritte beziehen sich auf die Anwendung unter app.dokuscan.com.
Inhalt
- Schnellstart
- Templates und Extraktionsmodi
- Dokumente hochladen
- E-Mail-Postfach
- Ergebnisse prüfen
- Export
- Pakete und Scans
- API und Webhooks
- Datenschutz und Sicherheit
- Häufige Probleme
Schnellstart
- Registrieren und anmelden. Neue Konten erhalten 10 Scans gratis, eine Zahlungsmethode ist nicht nötig.
- Im Schnellstart ein eigenes Dokument hochladen oder die Beispielrechnung verwenden.
- Den aufgebauten Vorschlag prüfen: DokuScan erkennt Extraktionsmodus, Felder und Tabellenspalten. Die Analyse ist kostenlos und verbraucht keine Scans.
- Das Template speichern.
- Weitere Dokumente desselben Typs mit diesem Template hochladen.
- Ergebnisse prüfen und als Excel, CSV oder JSON exportieren.
Das richtige Template ist der wichtigste Schritt. Ein Template passt zu einem Dokumenttyp, zum Beispiel zu den Stundenzetteln einer bestimmten Vorlage. Für andere Dokumenttypen legen Sie ein eigenes Template an.
Templates und Extraktionsmodi
Ein Template beschreibt, welche Daten aus einem Dokumenttyp gelesen werden. Es besteht aus Feldern und einem Extraktionsmodus.
| Modus | Geeignet für |
|---|---|
| Einzelfelder | Rechnungen und Formulare: ein Wert pro Feld und Dokument. |
| Tabelle/Zeilen | Stundenzettel und Lieferscheine: jede Zeile wird ein Datensatz. |
| Beides | Kopfdaten und Zeilen, zum Beispiel Lieferant und Positionen. |
| Bild-Modus (Vision) | Die KI liest die Seitenbilder statt des Textes. Sinnvoll bei Handschrift, Stempeln und schwierigen Layouts. Gelesen werden höchstens die ersten 10 Seiten. |
Feldtypen
- Text: Namen, Adressen, Uhrzeiten und beliebige Zeichenketten.
- Zahl: Beträge und Stunden als Dezimalzahl.
- Datum: wird als TT.MM.JJJJ formatiert.
- Ja/Nein: Checkboxen und Bestätigungen.
- Tabelle: wiederholende Zeilen innerhalb eines Einzelfelder-Templates, zum Beispiel eine Positionsliste.
Zu jedem Feld können Sie einen Hinweis für die KI angeben, zum Beispiel wo der Wert steht oder wie er geschrieben wird. Der technische Schlüssel eines Feldes wird aus dem Feldnamen abgeleitet und erscheint in den Daten der API und der Webhooks. Er muss je Template eindeutig sein.
Template anlegen und pflegen
- Aus Beispieldatei erstellen: Der Assistent analysiert ein Beispieldokument und schlägt Modus und Felder vor.
- Prüfen und korrigieren: Ein bestehendes Template testen Sie mit einem Probelauf. Der Assistent macht Korrekturvorschläge. Analyse und Probelauf verbrauchen keine Scans, sind aber auf 20 Durchläufe pro Stunde begrenzt.
- Versionsverlauf: Jede Änderung wird als Version gesichert und lässt sich wiederherstellen.
- Standard-Template: Ein Template kann beim Upload vorausgewählt sein.
- Duplizieren: Ein bestehendes Template lässt sich für ähnliche Dokumente kopieren und anpassen.
Dokumente hochladen
- Formate: PDF, JPG und PNG, bis 20 MB pro Datei und bis zu 25 Dateien gleichzeitig.
- Mehrseitige PDFs: Mit der Einstellung „PDFs standardmäßig aufteilen“ wird jede Seite als eigener Scan verarbeitet.
- Hintergrundverarbeitung: Der Browser muss nicht geöffnet bleiben. Der Fortschritt wird angezeigt.
- Duplikat-Schutz: Dieselbe Datei wird mit demselben Template nicht doppelt verarbeitet und nicht doppelt berechnet.
- Gutschrift bei Fehlern: Schlägt ein Scan fehl, wird er automatisch gutgeschrieben.
- Limit: bis zu 200 Scans pro Stunde.
E-Mail-Postfach
Jedes Template hat eine eigene Postfach-Adresse. Sie finden sie im Template unter „E-Mail-Postfach“. Dokumente, die als Anhang an diese Adresse gesendet werden, verarbeitet DokuScan automatisch mit diesem Template, ohne Login.
- Unterstützte Anhänge: PDF, JPG, PNG, WEBP, TIFF, BMP und HEIC.
- Jeder Anhang wird wie ein Upload verarbeitet und verbraucht einen Scan.
- Der E-Mail-Text wird nicht gespeichert. Die Absenderadresse wird als Vermerk am Scan abgelegt.
- Bei Problemen (kein gültiger Anhang, Kontingent aufgebraucht, unbekannte Adresse) erhält der Absender eine Antwort per E-Mail.
- Es gelten dieselben Limits wie beim Upload.
Behandeln Sie die Postfach-Adresse wie ein Passwort: Wer sie kennt, kann Scans auslösen.
Ergebnisse prüfen
- Prüf-Ansicht: Original und extrahierte Werte stehen nebeneinander. Zeilen können korrigiert, ergänzt und gelöscht werden. Änderungen werden beim Weiterblättern gespeichert.
- Konfidenz: Jeder Scan zeigt, wie sicher die KI war. Ab 80 gilt der Wert als hoch, ab 50 als mittel, darunter als niedrig. Niedrige Werte sollten Sie prüfen.
- Validierungsregeln: Pro Feld lassen sich Min- und Max-Werte, erlaubte Optionen und die Prüfung auf Datumsangaben in der Zukunft festlegen. Verstöße werden markiert, der Scan erhält den Status „Validierung fehlgeschlagen“. Die Daten sind trotzdem vorhanden.
- Teilergebnis: Wurde die Modellantwort oder der Dokumenttext gekürzt, ist das Ergebnis als Teilergebnis gekennzeichnet. Am Ende können Einträge fehlen.
Export
- Formate: Excel, CSV und JSON. Beim CSV-Export sind Semikolon, Komma, Tab und Pipe als Trennzeichen wählbar.
- Exportiert werden einzelne Scans aus der Prüf-Ansicht oder mehrere Scans gemeinsam.
- Export-Mappings: Spalten umbenennen, aufteilen, zusammenführen und Typen umwandeln. Der Menüpunkt erscheint nach dem ersten Scan.
Pakete und Scans
- Ein Scan entspricht einem verarbeiteten Dokument. Bei aufgeteilten PDFs zählt jede Seite als ein Scan.
- Pakete werden einmalig gekauft, es gibt kein Abo. Scans verfallen nicht.
- Weitere Pakete werden zum vorhandenen Guthaben addiert.
- Neue Konten haben 10 Gratis-Scans. Die Analyse zur Template-Erstellung verbraucht keine Scans.
- Zu jedem Kauf stellen wir eine Rechnung aus und senden sie per E-Mail.
API und Webhooks
Im Business-Paket steht eine REST-API mit Webhooks zur Verfügung. API-Schlüssel und Webhooks verwalten Sie im Menü unter „API & Webhooks“. Die Schnittstelle ist in der API-Dokumentation beschrieben.
Datenschutz und Sicherheit
- Dokumente werden verschlüsselt in der EU (Frankfurt) gespeichert.
- Ihre Dokumente und Daten werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.
- Accounts sind strikt voneinander getrennt.
- Einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) stellen wir auf Anfrage bereit.
Die vollständigen Angaben stehen in der Datenschutzerklärung.
Häufige Probleme
Das Ergebnis ist falsch oder leer.
Prüfen Sie zuerst, ob das passende Template und der richtige Extraktionsmodus gewählt sind. Ein Template passt nur zu einem Dokumenttyp. Ein bestehendes Template testen Sie mit „Prüfen und korrigieren“. Bei Handschrift oder schwierigen Layouts hilft der Bild-Modus.
Ein Scan hat den Status „Fehlgeschlagen“.
Der Scan wird automatisch gutgeschrieben. Laden Sie das Dokument erneut hoch. Besteht der Fehler weiter, nutzen Sie „Hilfe erhalten“.
Ein Dokument wurde übersprungen.
Dieselbe Datei wurde mit demselben Template bereits verarbeitet (Duplikat-Schutz). Mit einem anderen Template ist ein erneuter Scan möglich.
Der Status lautet „Validierung fehlgeschlagen“.
Mindestens eine Validierungsregel wurde verletzt. Die Daten sind vorhanden. Prüfen und korrigieren Sie die markierten Werte in der Prüf-Ansicht.
Der Upload wird abgelehnt.
Prüfen Sie Format und Größe (PDF, JPG, PNG, bis 20 MB) und ob Ihr Kontingent aufgebraucht ist. Neue Konten haben 10 Gratis-Scans, danach ist ein Paket nötig.
Weitere Fragen?
Im Menü der Anwendung finden Sie den Button „Hilfe erhalten“. Oder schreiben Sie an kontakt@dokuscan.com.