Centro de ayuda
Todo lo que necesitas para empezar y para el uso diario. Los pasos se refieren a la aplicación en app.dokuscan.com.
Contenido
- Inicio rápido
- Plantillas y modos de extracción
- Subir documentos
- Buzón de correo
- Revisar los resultados
- Exportación
- Paquetes y escaneos
- API y webhooks
- Privacidad y seguridad
- Problemas frecuentes
Inicio rápido
- Regístrate e inicia sesión. Las cuentas nuevas reciben 10 escaneos gratis, sin método de pago.
- En el inicio rápido, sube un documento propio o usa la factura de ejemplo.
- Revisa la propuesta: DokuScan detecta el modo de extracción, los campos y las columnas de tabla. El análisis es gratuito y no consume escaneos.
- Guarda la plantilla.
- Sube más documentos del mismo tipo con esta plantilla.
- Revisa los resultados y expórtalos como Excel, CSV o JSON.
La plantilla correcta es el paso más importante. Una plantilla sirve para un tipo de documento, por ejemplo los partes de horas de un formato concreto. Para otros tipos de documento crea una plantilla propia.
Plantillas y modos de extracción
Una plantilla describe qué datos se leen de un tipo de documento. Consta de campos y de un modo de extracción.
| Modo | Adecuado para |
|---|---|
| Campos individuales | Facturas y formularios: un valor por campo y documento. |
| Tabla/Filas | Partes de horas y albaranes: cada fila se convierte en un registro. |
| Ambos | Datos de encabezado y filas, por ejemplo proveedor y posiciones. |
| Modo imagen (Vision) | La IA lee las imágenes de las páginas en lugar del texto. Útil con letra manuscrita, sellos y diseños difíciles. Se leen como máximo las 10 primeras páginas. |
Tipos de campo
- Texto: nombres, direcciones, horas y cualquier cadena de caracteres.
- Número: importes y horas como número decimal.
- Fecha: se formatea como DD.MM.AAAA.
- Sí/No: casillas y confirmaciones.
- Tabla: filas repetidas dentro de una plantilla de campos individuales, por ejemplo una lista de posiciones.
En cada campo puedes añadir una indicación para la IA, por ejemplo dónde está el valor o cómo se escribe. La clave técnica de un campo se deriva del nombre del campo y aparece en los datos de la API y de los webhooks. Debe ser única por plantilla.
Crear y mantener plantillas
- Crear a partir de un archivo de ejemplo: el asistente analiza un documento de ejemplo y propone modo y campos.
- Revisar y corregir: una plantilla existente se prueba con una ejecución de prueba. El asistente propone correcciones. El análisis y la prueba no consumen escaneos, pero están limitados a 20 ejecuciones por hora.
- Historial de versiones: cada cambio se guarda como versión y se puede restaurar.
- Plantilla predeterminada: una plantilla puede quedar preseleccionada en la subida.
- Duplicar: una plantilla existente se puede copiar y adaptar para documentos similares.
Subir documentos
- Formatos: PDF, JPG y PNG, hasta 20 MB por archivo y hasta 25 archivos a la vez.
- PDF de varias páginas: con el ajuste "Dividir PDFs por defecto" cada página se procesa como un escaneo propio.
- Procesamiento en segundo plano: el navegador no tiene que seguir abierto. Se muestra el progreso.
- Protección contra duplicados: el mismo archivo no se procesa ni se cobra dos veces con la misma plantilla.
- Abono en caso de error: si un escaneo falla, se abona automáticamente.
- Límite: hasta 200 escaneos por hora.
Buzón de correo
Cada plantilla tiene su propia dirección de buzón. La encontrarás en la plantilla, en "Buzón de correo". Los documentos enviados como adjunto a esa dirección se procesan automáticamente con esa plantilla, sin iniciar sesión.
- Adjuntos admitidos: PDF, JPG, PNG, WEBP, TIFF, BMP y HEIC.
- Cada adjunto se procesa como una subida y consume un escaneo.
- El texto del correo no se almacena. La dirección del remitente se guarda como nota en el escaneo.
- Si hay un problema (sin adjunto válido, cupo agotado, dirección desconocida), el remitente recibe una respuesta por correo.
- Se aplican los mismos límites que en la subida.
Trata la dirección del buzón como una contraseña: quien la conoce puede iniciar escaneos.
Revisar los resultados
- Vista de revisión: el original y los valores extraídos, lado a lado. Las filas se pueden corregir, añadir y eliminar. Los cambios se guardan al pasar al siguiente.
- Confianza: cada escaneo muestra la seguridad de la IA. A partir de 80 el valor es alto, a partir de 50 medio y por debajo bajo. Conviene revisar los valores bajos.
- Reglas de validación: por campo se pueden definir valores mínimo y máximo, opciones permitidas y la comprobación de fechas futuras. Las infracciones se marcan y el escaneo recibe el estado "Validación fallida". Los datos siguen disponibles.
- Resultado parcial: si la respuesta del modelo o el texto del documento se acortó, el resultado se marca como parcial. Pueden faltar entradas al final.
Exportación
- Formatos: Excel, CSV y JSON. En CSV puedes elegir punto y coma, coma, tabulador o barra vertical como separador.
- Se pueden exportar escaneos individuales desde la vista de revisión o varios a la vez.
- Configuraciones de exportación: renombrar, dividir y combinar columnas y convertir tipos. La entrada del menú aparece tras el primer escaneo.
Paquetes y escaneos
- Un escaneo equivale a un documento procesado. En los PDF divididos cada página cuenta como un escaneo.
- Los paquetes se compran una vez, sin suscripción. Los escaneos no caducan.
- Los paquetes adicionales se suman al saldo existente.
- Las cuentas nuevas tienen 10 escaneos gratis. El análisis para crear una plantilla no consume escaneos.
- Por cada compra emitimos una factura y la enviamos por correo.
API y webhooks
El paquete Business incluye una API REST con webhooks. Gestionas las claves de API y los webhooks en el menú, en "API y webhooks". La interfaz se describe en la documentación de la API.
Privacidad y seguridad
- Los documentos se almacenan cifrados en la UE (Fráncfort).
- Tus documentos y datos no se utilizan para entrenar modelos de IA.
- Las cuentas están estrictamente separadas entre sí.
- Facilitamos un contrato de encargo de tratamiento (DPA) bajo petición.
Los detalles completos están en la política de privacidad.
Problemas frecuentes
El resultado es incorrecto o está vacío.
Comprueba primero que estén elegidos la plantilla y el modo de extracción adecuados. Una plantilla sirve solo para un tipo de documento. Una plantilla existente se prueba con "Revisar y corregir la plantilla". Con letra manuscrita o diseños difíciles ayuda el modo imagen.
Un escaneo tiene el estado "Fallido".
El escaneo se abona automáticamente. Vuelve a subir el documento. Si el error persiste, usa "Obtener ayuda".
Se omitió un documento.
El mismo archivo ya se procesó con la misma plantilla (protección contra duplicados). Con otra plantilla es posible un nuevo escaneo.
El estado es "Validación fallida".
Se infringió al menos una regla de validación. Los datos están disponibles. Revisa y corrige los valores marcados en la vista de revisión.
Se rechaza la subida.
Comprueba el formato y el tamaño (PDF, JPG, PNG, hasta 20 MB) y si se agotó tu cupo. Las cuentas nuevas tienen 10 escaneos gratis; después hace falta un paquete.
¿Más preguntas?
Usa el botón "Obtener ayuda" del menú de la aplicación o escribe a kontakt@dokuscan.com.