Esta es una traducción de cortesía. La versión alemana es la legalmente vinculante.
Política de privacidad
Nos tomamos muy en serio la protección de tus datos personales. El tratamiento se realiza conforme a lo dispuesto en el RGPD. Determinados pasos del tratamiento — en particular el reconocimiento y análisis automático del contenido de los documentos — son técnicamente necesarios para prestar el servicio contratado y se realizan de forma automatizada.
1. Responsable del tratamiento
Nibsy Tech Ltd
71-75 Shelton Street
Covent Garden
London WC2H 9JQ
United Kingdom
Correo electrónico: datenschutz@dokuscan.com
2. ¿Qué datos tratamos?
2.1 Datos de registro
Finalidad: Prestación y gestión de tu cuenta de usuario
Base jurídica: Art. 6.1.b RGPD (ejecución de un contrato)
- Dirección de correo electrónico
- Contraseña (almacenada cifrada, sin acceso en texto plano)
- Fecha y hora de registro
- Dirección IP en el momento del registro
2.2 Datos de documentos y escaneos
Finalidad: Reconocimiento de texto, análisis con IA y extracción de campos
Base jurídica: Art. 6.1.b RGPD (ejecución de un contrato)
- Archivos subidos (PDF, JPG, PNG)
- Campos extraídos de los documentos (p. ej., nombres, fechas, importes, direcciones — según la plantilla)
- Configuraciones de plantilla (nombres de campo, tipos, indicaciones)
- Marcas de tiempo de subida y metadatos técnicos
- Estado de la extracción y valor de confianza
2.3 Datos de pago
Finalidad: Gestión de los paquetes de escaneo
Base jurídica: Art. 6.1.b RGPD (ejecución de un contrato)
- Estado del pago e identificador del paquete
- Referencia de la transacción del proveedor de servicios de pago
- Momento del pago
Los datos de tarjetas de crédito o cuentas bancarias no se almacenan en los servidores de DokuScan. El procesamiento se realiza exclusivamente a través de Mollie B.V.
2.4 Datos de uso
Finalidad: Optimización del servicio, detección de abusos y seguridad del sistema
Base jurídica: Art. 6.1.f RGPD (interés legítimo)
- Momentos y frecuencia de inicio de sesión
- Funciones y ajustes utilizados
- Tipo y versión del navegador
- Dirección IP (anonimizada tras un breve periodo)
- Mensajes de error y registros técnicos
3. Lugar de almacenamiento y seguridad
Todos los documentos y datos extraídos se almacenan exclusivamente en servidores ubicados en Alemania (UE). No se transfieren datos personales a terceros países sin un nivel adecuado de protección de datos.
Nibsy Tech Ltd tiene su sede en el Reino Unido. Para las transferencias de datos entre la UE/EEE y el Reino Unido se aplica una decisión de adecuación de la Comisión Europea.
Medidas de seguridad
- Cifrado SSL/TLS para todas las transmisiones de datos
- Almacenamiento cifrado de archivos en un centro de datos de la UE (Fráncfort)
- Control de acceso y separación completa de datos entre cuentas
- Actualizaciones periódicas de seguridad y software
- Copias de seguridad cifradas diarias (ubicación: UE)
- Detección y bloqueo automático de intentos de ataque
4. Reconocimiento de texto y procesamiento con IA
4.1 Reconocimiento de texto
Los documentos subidos se comprueban primero para detectar texto incrustado. Los PDF digitales se leen directamente. Los documentos escaneados y las fotos sin texto incrustado se procesan mediante reconocimiento de texto (OCR) en servidores ubicados en Alemania. Los datos de texto extraídos se asignan a tu cuenta y no se utilizan para otros fines.
4.2 Extracción de campos asistida por IA
Para extraer de forma fiable los campos definidos, el contenido textual obtenido de los documentos se analiza mediante modelos de IA. El procesamiento lo realizan servicios de IA especializados de terceros que operan exclusivamente en centros de datos de la UE.
- Procesamiento exclusivamente en centros de datos de la UE
- Uso únicamente para analizar tus documentos en el marco de la ejecución del contrato
- Tus documentos o datos extraídos nunca se utilizan para entrenar modelos de IA
- Sin elaboración de perfiles para fines distintos del procesamiento de documentos
- No se transmiten documentos completos — solo se procesa el contenido textual relevante para la extracción
Base jurídica: Art. 6.1.b RGPD (ejecución de un contrato). Este procesamiento basado en IA es técnicamente necesario para prestar el servicio contratado.
4.3 Tratamiento de datos personales contenidos en documentos
Según el tipo de documento subido, los documentos pueden contener datos personales de terceros (p. ej., nombres en albaranes, datos de empleados en partes de horas). La responsabilidad en materia de protección de datos por la licitud del tratamiento de estos datos recae en el usuario como responsable del tratamiento en el sentido del RGPD. Bajo petición, facilitamos un contrato de encargo de tratamiento de datos.
5. Plazo de conservación
| Tipo de dato | Plazo de conservación |
|---|---|
| Datos de cuenta | Hasta la baja y el vencimiento de los plazos legales de conservación |
| Documentos subidos | Hasta su eliminación manual por el usuario o el cierre de la cuenta |
| Datos extraídos | Hasta su eliminación por el usuario o la finalización del contrato |
| Referencias de pago | 10 años (obligación legal de conservación) |
| Archivos de registro técnicos | Generalmente hasta 30 días |
| Datos de copias de seguridad | Hasta 90 días (copias de seguridad rotativas) |
Tras la finalización del contrato, los datos se eliminan definitivamente o se anonimizan en un plazo de 30 días, salvo que existan obligaciones legales de conservación que lo impidan.
6. Tus derechos
Tienes los siguientes derechos respecto a tus datos personales:
Derecho de acceso (art. 15 RGPD)
Información sobre los datos personales que tratamos
Derecho de rectificación (art. 16 RGPD)
Corrección de datos inexactos o incompletos
Derecho de supresión (art. 17 RGPD)
Eliminación de tus datos en las condiciones previstas en el RGPD
Derecho a la limitación (art. 18 RGPD)
Limitación del tratamiento en determinados casos
Derecho a la portabilidad (art. 20 RGPD)
Transferencia de tus datos en un formato de uso común y lectura mecánica
Derecho de oposición (art. 21 RGPD)
Oposición a tratamientos basados en el interés legítimo
Para ejercer tus derechos, contacta con: datenschutz@dokuscan.com
7. Cookies
7.1 Cookies técnicamente necesarias
Técnicamente necesarias para el funcionamiento del sitio web — no requieren consentimiento:
- Cookie de sesión: Gestiona el estado de inicio de sesión (se elimina al cerrar el navegador)
- Token CSRF: Protección frente a ataques de tipo cross-site request forgery
- Configuración de idioma: Guarda el idioma seleccionado (DE/EN/PL/ES)
7.2 Sin cookies publicitarias ni de seguimiento
DokuScan no utiliza cookies publicitarias, rastreadores de redes sociales ni seguimiento entre sitios. No se crean perfiles de uso con fines publicitarios.
8. Proveedores externos
8.1 Procesamiento de pagos — Mollie B.V.
Para la gestión de los paquetes de escaneo utilizamos Mollie B.V., Keizersgracht 313, 1016 EE Ámsterdam, Países Bajos. Solo se transmiten los datos necesarios para el procesamiento de pagos. Mollie trata los datos conforme al RGPD. Más información en mollie.com/es/privacy.
8.2 Almacenamiento de archivos — AWS S3 (UE Fráncfort)
Los documentos subidos se almacenan cifrados en Amazon S3 en la región UE-Fráncfort (eu-central-1). No se realiza transferencia a otras regiones de AWS. Amazon trata los datos sobre la base de un contrato de encargo de tratamiento conforme al art. 28 RGPD.
8.3 Procesamiento con IA (región UE)
Para la extracción de campos se utilizan servicios de IA de terceros que operan exclusivamente en centros de datos de la UE. No se transmiten documentos completos — solo el contenido textual relevante para la extracción. El uso para entrenamiento u otros fines queda contractualmente excluido.
8.4 Alojamiento e infraestructura
DokuScan se opera en servidores dedicados ubicados en Alemania. Todos los proveedores de servicios utilizados están vinculados mediante contratos de encargo de tratamiento conforme al art. 28 RGPD.
9. Encargo del tratamiento
En la medida en que los usuarios traten a través de DokuScan datos personales de terceros (p. ej., datos de empleados en partes de horas, datos de clientes en albaranes), DokuScan actúa en esta constelación como encargado del tratamiento en el sentido del art. 28 RGPD. Bajo petición, facilitamos un contrato de encargo de tratamiento de datos.
Solicitudes a: datenschutz@dokuscan.com
10. Modificaciones de la política de privacidad
Nos reservamos el derecho de modificar esta política de privacidad para adaptarla a cambios legales o a modificaciones de nuestro servicio. En caso de cambios sustanciales, te informaremos por correo electrónico o directamente en la aplicación. La fecha de la última actualización se indica al final de esta página.
11. Derecho a presentar una reclamación
Tienes derecho a presentar una reclamación ante una autoridad de control en materia de protección de datos sobre nuestro tratamiento de tus datos personales. La autoridad de control competente para el alojamiento en Alemania es:
Der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI)
Graurheindorfer Straße 153
53117 Bonn, Alemania
www.bfdi.bund.de
Preguntas sobre protección de datos:
Correo electrónico: datenschutz@dokuscan.com
Tiempo de respuesta: Normalmente en un plazo de 48 horas
Última actualización: abril de 2026 · Versión 1.0