To jest tłumaczenie pomocnicze. Prawnie wiążąca jest wersja niemiecka.
Polityka prywatności
Bardzo poważnie traktujemy ochronę Twoich danych osobowych. Przetwarzanie odbywa się zgodnie z wymogami RODO. Niektóre etapy przetwarzania — w szczególności automatyczne rozpoznawanie i analiza treści dokumentów — są technicznie niezbędne do świadczenia usługi uzgodnionej w umowie i odbywają się automatycznie.
1. Administrator danych
Nibsy Tech Ltd
71-75 Shelton Street
Covent Garden
London WC2H 9JQ
United Kingdom
E-mail: datenschutz@dokuscan.com
2. Jakie dane przetwarzamy?
2.1 Dane rejestracyjne
Cel: Udostępnienie i zarządzanie Twoim kontem użytkownika
Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy)
- Adres e-mail
- Hasło (przechowywane w postaci zaszyfrowanej, brak dostępu w postaci jawnej)
- Data i godzina rejestracji
- Adres IP w momencie rejestracji
2.2 Dane dokumentów i skanów
Cel: Rozpoznawanie tekstu, analiza AI i ekstrakcja pól
Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy)
- Przesłane pliki (PDF, JPG, PNG)
- Pola wyodrębnione z dokumentów (np. imiona i nazwiska, daty, kwoty, adresy — w zależności od szablonu)
- Konfiguracje szablonów (nazwy pól, typy, wskazówki)
- Znaczniki czasu przesyłania i metadane techniczne
- Status ekstrakcji i wskaźnik pewności
2.3 Dane płatności
Cel: Realizacja pakietów skanów
Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy)
- Status płatności i identyfikator pakietu
- Referencja transakcji dostawcy usług płatniczych
- Moment dokonania płatności
Dane kart kredytowych ani rachunków bankowych nie są przechowywane na serwerach DokuScan. Przetwarzanie odbywa się wyłącznie za pośrednictwem Mollie B.V.
2.4 Dane dotyczące użytkowania
Cel: Optymalizacja usługi, wykrywanie nadużyć i bezpieczeństwo systemu
Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes)
- Czas i częstotliwość logowania
- Używane funkcje i ustawienia
- Typ i wersja przeglądarki
- Adres IP (anonimizowany po krótkim czasie)
- Komunikaty o błędach i dzienniki techniczne
3. Miejsce przechowywania i bezpieczeństwo
Wszystkie dokumenty i wyodrębnione dane są przechowywane wyłącznie na serwerach w Niemczech (UE). Dane osobowe nie są przekazywane do państw trzecich bez odpowiedniego poziomu ochrony danych.
Nibsy Tech Ltd ma siedzibę w Wielkiej Brytanii. Dla przekazywania danych między UE/EOG a Wielką Brytanią obowiązuje decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony.
Środki bezpieczeństwa
- Szyfrowanie SSL/TLS dla wszystkich transmisji danych
- Zaszyfrowane przechowywanie plików w centrum danych UE (Frankfurt)
- Kontrola dostępu i pełna separacja danych między kontami
- Regularne aktualizacje bezpieczeństwa i oprogramowania
- Codzienne zaszyfrowane kopie zapasowe (lokalizacja: UE)
- Automatyczne wykrywanie i blokowanie prób ataków
4. Rozpoznawanie tekstu i przetwarzanie AI
4.1 Rozpoznawanie tekstu
Przesłane dokumenty są najpierw sprawdzane pod kątem osadzonego tekstu. Cyfrowe pliki PDF są odczytywane bezpośrednio. Zeskanowane dokumenty i zdjęcia bez osadzonego tekstu są przetwarzane za pomocą rozpoznawania tekstu (OCR) na serwerach w Niemczech. Wyodrębnione dane tekstowe są przypisywane do Twojego konta i nie są wykorzystywane do innych celów.
4.2 Ekstrakcja pól wspomagana przez AI
W celu niezawodnej ekstrakcji zdefiniowanych pól treści tekstowe uzyskane z dokumentów są analizowane za pomocą modeli AI. Przetwarzanie odbywa się przez wyspecjalizowane usługi AI podmiotów trzecich działające wyłącznie w centrach danych UE.
- Przetwarzanie wyłącznie w centrach danych UE
- Wykorzystanie wyłącznie do analizy Twoich dokumentów w ramach wykonania umowy
- Twoje dokumenty ani wyodrębnione dane nigdy nie są wykorzystywane do trenowania modeli AI
- Brak profilowania do celów innych niż przetwarzanie dokumentów
- Brak przekazywania pełnych dokumentów — przetwarzana jest wyłącznie treść tekstowa istotna dla ekstrakcji
Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy). To przetwarzanie oparte na AI jest technicznie niezbędne do świadczenia usługi uzgodnionej w umowie.
4.3 Przetwarzanie danych osobowych zawartych w dokumentach
W zależności od typu przesłanego dokumentu, dokumenty mogą zawierać dane osobowe osób trzecich (np. nazwiska na dokumentach dostawy, dane pracowników na kartach czasu pracy). Odpowiedzialność w zakresie ochrony danych za zgodność z prawem przetwarzania tych danych spoczywa na użytkowniku jako administratorze w rozumieniu RODO. Na życzenie udostępniamy umowę powierzenia przetwarzania danych (DPA).
5. Okres przechowywania
| Typ danych | Okres przechowywania |
|---|---|
| Dane konta | Do momentu rozwiązania umowy i upływu ustawowych okresów przechowywania |
| Przesłane dokumenty | Do ręcznego usunięcia przez użytkownika lub zamknięcia konta |
| Wyodrębnione dane | Do usunięcia przez użytkownika lub zakończenia umowy |
| Referencje płatności | 10 lat (ustawowy obowiązek przechowywania) |
| Techniczne pliki dziennika | Zazwyczaj do 30 dni |
| Dane kopii zapasowych | Do 90 dni (rotacyjne kopie zapasowe) |
Po zakończeniu umowy dane są trwale usuwane lub anonimizowane w ciągu 30 dni, o ile nie stoją temu na przeszkodzie ustawowe obowiązki przechowywania.
6. Twoje prawa
Posiadasz następujące prawa dotyczące Twoich danych osobowych:
Prawo dostępu (art. 15 RODO)
Informacja o przetwarzanych przez nas danych osobowych
Prawo do sprostowania (art. 16 RODO)
Poprawienie nieprawidłowych lub niekompletnych danych
Prawo do usunięcia (art. 17 RODO)
Usunięcie Twoich danych na warunkach określonych w RODO
Ograniczenie przetwarzania (art. 18 RODO)
Ograniczenie przetwarzania w określonych przypadkach
Przenoszenie danych (art. 20 RODO)
Przekazanie Twoich danych w powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego
Prawo do sprzeciwu (art. 21 RODO)
Sprzeciw wobec przetwarzania na podstawie uzasadnionego interesu
Aby skorzystać ze swoich praw, skontaktuj się z: datenschutz@dokuscan.com
7. Pliki cookie
7.1 Technicznie niezbędne pliki cookie
Technicznie wymagane do funkcjonowania strony — zgoda nie jest wymagana:
- Plik cookie sesji: Zarządzanie statusem logowania (usuwany po zamknięciu przeglądarki)
- Token CSRF: Ochrona przed atakami typu cross-site request forgery
- Ustawienie języka: Zapisywanie wybranego języka (DE/EN/PL/ES)
7.2 Brak plików cookie reklamowych i śledzących
DokuScan nie wykorzystuje plików cookie reklamowych, trackerów mediów społecznościowych ani śledzenia między witrynami. Nie są tworzone profile użytkowania do celów reklamowych.
8. Podmioty trzecie
8.1 Obsługa płatności — Mollie B.V.
Do realizacji pakietów skanów korzystamy z Mollie B.V., Keizersgracht 313, 1016 EE Amsterdam, Holandia. Przekazywane są wyłącznie dane niezbędne do obsługi płatności. Mollie przetwarza dane zgodnie z RODO. Więcej informacji na mollie.com/pl/privacy.
8.2 Przechowywanie plików — AWS S3 (UE Frankfurt)
Przesłane dokumenty są przechowywane w postaci zaszyfrowanej na Amazon S3 w regionie UE-Frankfurt (eu-central-1). Nie następuje przekazywanie do innych regionów AWS. Amazon przetwarza dane na podstawie umowy powierzenia przetwarzania zgodnie z art. 28 RODO.
8.3 Przetwarzanie AI (region UE)
Do ekstrakcji pól wykorzystywane są usługi AI podmiotów trzecich działające wyłącznie w centrach danych UE. Nie są przekazywane pełne dokumenty — wyłącznie treść tekstowa istotna dla ekstrakcji. Wykorzystanie do trenowania lub innych celów jest umownie wykluczone.
8.4 Hosting i infrastruktura
DokuScan działa na dedykowanych serwerach w Niemczech. Wszyscy wykorzystywani usługodawcy są związani umowami powierzenia przetwarzania danych zgodnie z art. 28 RODO.
9. Powierzenie przetwarzania danych
O ile użytkownicy przetwarzają za pośrednictwem DokuScan dane osobowe osób trzecich (np. dane pracowników na kartach czasu pracy, dane klientów na dokumentach dostawy), DokuScan działa w tej konstelacji jako podmiot przetwarzający w rozumieniu art. 28 RODO. Na życzenie udostępniamy umowę powierzenia przetwarzania danych (DPA).
Zapytania na adres: datenschutz@dokuscan.com
10. Zmiany polityki prywatności
Zastrzegamy sobie prawo do zmiany niniejszej polityki prywatności w celu dostosowania jej do zmienionych przepisów prawa lub zmian w naszej usłudze. O istotnych zmianach poinformujemy Cię e-mailem lub bezpośrednio w aplikacji. Data ostatniej aktualizacji podana jest na końcu tej strony.
11. Prawo do wniesienia skargi
Masz prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego ds. ochrony danych w związku z przetwarzaniem przez nas Twoich danych osobowych. Właściwy organ nadzorczy dla hostingu w Niemczech:
Der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI)
Graurheindorfer Straße 153
53117 Bonn, Niemcy
www.bfdi.bund.de
Pytania dotyczące ochrony danych:
E-mail: datenschutz@dokuscan.com
Czas odpowiedzi: Zazwyczaj w ciągu 48 godzin
Ostatnia aktualizacja: kwiecień 2026 · Wersja 1.0