Regulamin

§ 1 Zakres obowiązywania i strony umowy

1.1 Usługodawca

Nibsy Tech Ltd
71-75 Shelton Street
Covent Garden
London WC2H 9JQ
United Kingdom
E-mail: kontakt@dokuscan.com

1.2 Zakres obowiązywania

Niniejszy regulamin dotyczy wszystkich usług Nibsy Tech Ltd świadczonych za pośrednictwem strony dokuscan.com oraz powiązanej aplikacji internetowej („DokuScan").

1.3 Język umowy

Językiem umowy jest niemiecki. Rozstrzygająca jest niemiecka wersja niniejszego regulaminu.

§ 2 Opis usługi

2.1 Usługa

DokuScan oferuje chmurową usługę automatycznej ekstrakcji ustrukturyzowanych danych z dokumentów. Przesłane dokumenty (PDF, JPG, PNG) są przetwarzane za pomocą rozpoznawania tekstu i analizy wspomaganej przez AI w celu odczytania zdefiniowanych pól i ich strukturalnego eksportu.

2.2 Zakres funkcjonalności

• Przesyłanie dokumentów jako PDF, JPG lub PNG (w tym dokumentów wielostronicowych)
• Tworzenie własnych szablonów z dowolnie definiowalnymi polami
• Automatyczne rozpoznawanie tekstu i ekstrakcja pól za pomocą AI
• Ekstrakcja pojedynczych pól oraz danych tabelarycznych (wierszy)
• Ręczna weryfikacja i korekta wyodrębnionych danych
• Eksport do Excel (.xlsx), CSV i JSON
• Automatyczny podział wielostronicowych PDF-ów na pojedyncze strony
• Wykrywanie duplikatów przy przesyłaniu

2.3 Dostępność

Dążymy do zapewnienia dostępności na poziomie 99% w skali roku. Wyłączone są zaplanowane okresy konserwacji oraz okresy, w których usługa jest niedostępna z przyczyn od nas niezależnych (np. siła wyższa, awaria dostawców zewnętrznych).

2.4 Przetwarzanie AI

DokuScan wykorzystuje systemy wspomagane przez AI do automatycznej analizy dokumentów. Przetwarzanie to jest technicznie niezbędnym elementem podstawowej usługi. Bez tego automatycznego przetwarzania usługa nie może być wykorzystywana w przewidzianym zakresie.

§ 3 Zawarcie umowy i okres obowiązywania

3.1 Rejestracja

Umowa zostaje zawarta poprzez pomyślną rejestrację konta użytkownika i potwierdzenie adresu e-mail.

3.2 Darmowe skany testowe

Nowe konta otrzymują 10 darmowych skanów bez konieczności rejestrowania metody płatności. Służą one do niewiążącego wypróbowania usługi. Nie przysługuje roszczenie o przedłużenie lub zwiększenie liczby darmowych skanów.

3.3 Pakiety skanów

Płatne pakiety skanów są płatnościami jednorazowymi bez automatycznego odnawiania. Zakupione skany nie są związane z żadnym okresem i nie wygasają. Niewykorzystane skany pozostają trwale przypisane do konta, dopóki jest ono aktywne.

3.4 Rejestracja za pośrednictwem partnera

Jeśli użytkownik rejestruje się za pośrednictwem partnera, umowa zostaje zawarta wyłącznie między użytkownikiem a Nibsy Tech Ltd. Partnerzy działają wyłącznie jako pośrednicy. Dostęp partnera do danych następuje wyłącznie po wyraźnej zgodzie użytkownika.

§ 4 Ceny i płatności

4.1 Ceny

Aktualne ceny są dostępne na stronie dokuscan.com. Wszystkie ceny zawierają obowiązujący podatek VAT, o ile nie zaznaczono inaczej.

4.2 Dostępne pakiety

• Starter (9 €): 100 skanów — płatność jednorazowa, bez subskrypcji
• Professional (29 €): 500 skanów — płatność jednorazowa, bez subskrypcji
• Business (79 €): 2000 skanów — płatność jednorazowa, bez subskrypcji

4.3 Obsługa płatności

Obsługę płatności prowadzi dostawca usług płatniczych Mollie B.V., Keizersgracht 313, 1016 EE Amsterdam, Holandia. Dostępne są metody płatności wyświetlane w procesie zamówienia. Dane kart kredytowych nie są przechowywane na serwerach DokuScan.

4.4 Zwrot skanu przy błędach

Jeśli skan nie powiedzie się z powodu błędu technicznego po naszej stronie, wykorzystany skan zostaje automatycznie zwrócony na konto. Błędy wynikające z wadliwych lub nieczytelnych dokumentów nie uzasadniają roszczenia o zwrot.

§ 5 Limity skanów i ograniczenia

5.1 Definicja skanu

Jeden skan odpowiada przetworzeniu jednego dokumentu (jednej strony). Wielostronicowe PDF-y automatycznie dzielone zużywają jeden skan na stronę. Duplikaty nie są rozliczane.

5.2 Nieprzenoszalne limity

Saldo skanów jest przypisane do użytkownika i nie może zostać przeniesione na inne konta.

5.3 Ograniczenia plików

• Maksymalny rozmiar pliku: 20 MB na plik
• Obsługiwane formaty: PDF, JPG, PNG, WEBP
• Maksymalna liczba plików na jedno przesłanie: 25
• Maksymalna liczba przesłań na godzinę: 200 skanów

5.4 Ograniczanie szybkości (rate limiting)

Dla ochrony stabilności systemu obowiązuje limit 200 skanów na godzinę na konto. W przypadku przekroczenia dalsze przesyłanie jest tymczasowo blokowane do następnego okresu godzinowego. W takim przypadku wykorzystane saldo nie jest odejmowane.

§ 6 Prawa i obowiązki użytkownika

6.1 Prawo do korzystania

Użytkownik otrzymuje proste, nieprzenoszalne prawo do korzystania z usługi przez okres trwania stosunku umownego.

6.2 Własność szablonów i danych

Wszystkie utworzone przez użytkownika szablony, przesłane dokumenty i wyodrębnione dane pozostają własnością użytkownika. DokuScan nie rości sobie żadnych praw do tych treści.

6.3 Zabronione użycie

Użytkownik zobowiązuje się w szczególności do powstrzymania się od:

• Wykorzystywania usługi do celów niezgodnych z prawem
• Przesyłania złośliwego oprogramowania lub innego szkodliwego kodu
• Wykonywania zautomatyzowanych dostępów (boty, skrypty) bez uprzedniej zgody
• Obchodzenia technicznych środków ochrony lub limitów przesyłania
• Przesyłania dokumentów, do których nie posiada uprawnień
• Przetwarzania danych osobowych osób trzecich bez odpowiedniej podstawy prawnej

6.4 Bezpieczeństwo danych

Użytkownik odpowiada za poufność swoich danych dostępowych i jest zobowiązany niezwłocznie poinformować DokuScan w przypadku podejrzenia nadużycia.

6.5 Przetwarzanie danych osobowych osób trzecich

Jeśli użytkownik przetwarza za pośrednictwem DokuScan dane osobowe osób trzecich (np. nazwiska i adresy na dokumentach dostawy lub formularzach kadrowych), odpowiedzialność w zakresie ochrony danych spoczywa na użytkowniku jako administratorze w rozumieniu RODO. Na życzenie udostępniamy umowę powierzenia przetwarzania danych (DPA).

§ 7 Przetwarzanie i przechowywanie danych

7.1 Rodzaj przetwarzania

Przesłane dokumenty są przetwarzane automatycznie w celu odczytania zdefiniowanych pól. Wykorzystywane są w tym celu metody rozpoznawania tekstu oraz analiza wspomagana przez AI. To automatyczne przetwarzanie jest technicznie niezbędne dla podstawowej funkcjonalności DokuScan.

7.2 Przetwarzanie w UE

Przesłane dokumenty i wyodrębnione z nich dane są przetwarzane i przechowywane wyłącznie na terenie Unii Europejskiej. Przechowywanie plików odbywa się w centrum danych UE (Niemcy, Frankfurt).

Nibsy Tech Ltd ma siedzibę w Wielkiej Brytanii. Dla przekazywania danych między UE/EOG a Wielką Brytanią obowiązuje decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony.

7.3 Przetwarzanie AI

Do realizacji automatycznej ekstrakcji pól DokuScan korzysta z usług AI podmiotów trzecich. Przetwarzanie odbywa się wyłącznie w centrach danych UE. Nie następuje przekazywanie do państw trzecich. Dokumenty nie są wykorzystywane do trenowania modeli AI.

7.4 Podstawa prawna

Przetwarzanie danych odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy) oraz, w stosownych przypadkach, art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes w efektywnym i zautomatyzowanym przetwarzaniu dokumentów).

7.5 Okres przechowywania

• Dokumenty oryginalne: do ręcznego usunięcia przez użytkownika lub usunięcia konta
• Wyodrębnione dane: do aktywnego usunięcia przez użytkownika
• Dane konta: do rozwiązania umowy i upływu ustawowych okresów przechowywania

O ile obowiązują ustawowe obowiązki przechowywania, odnośne dane będą przechowywane odpowiednio dłużej.

7.6 Usuwanie danych

Użytkownik może w każdej chwili usunąć poszczególne skany lub całe konto, o ile nie stoją temu na przeszkodzie ustawowe obowiązki przechowywania. Po zakończeniu umowy dane są trwale usuwane lub anonimizowane w ciągu 30 dni.

7.7 Techniczni usługodawcy

W celu świadczenia usługi korzystamy z wybranych technicznych usługodawców, którzy przetwarzają dane osobowe wyłącznie na podstawie umów powierzenia przetwarzania zgodnie z art. 28 RODO:

• Infrastruktura hostingowa i pamięciowa w UE
• Usługi przetwarzania AI do analizy dokumentów (region UE)
• Obsługa płatności przez certyfikowanego dostawcę usług płatniczych w UE
• Dostawcy usług e-mail i komunikacji dla powiadomień systemowych

Ci usługodawcy przetwarzają dane wyłącznie zgodnie z naszymi poleceniami i tylko w zakresie niezbędnym do wykonania umowy.

§ 8 Gwarancja i ograniczenie odpowiedzialności

8.1 Dokładność AI

DokuScan dąży do wysokiej dokładności ekstrakcji pól, jednak nie może zagwarantować 100% poprawności. Jakość ekstrakcji zależy w decydującym stopniu od czytelności i jakości przesłanych dokumentów. Użytkownik jest zobowiązany do sprawdzenia wyodrębnionych danych przed ich dalszym wykorzystaniem.

8.2 Ograniczenie odpowiedzialności

Odpowiedzialność za lekkie niedbalstwo jest wyłączona, o ile nie doszło do naruszenia istotnych zobowiązań umownych. W przypadku naruszenia istotnych zobowiązań umownych odpowiedzialność za lekkie niedbalstwo jest ograniczona do typowej dla umowy, przewidywalnej szkody. Odpowiedzialność za szkody pośrednie, utracone korzyści lub inne szkody majątkowe jest wyłączona w zakresie dopuszczalnym przez prawo.

8.3 Błędna ekstrakcja

DokuScan nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikające z błędnej lub niekompletnej ekstrakcji, jeśli użytkownik nie sprawdził wyodrębnionych danych przed ich dalszym wykorzystaniem. Dotyczy to w szczególności wykorzystania w księgowości, wobec urzędów lub osób trzecich.

8.4 Utrata danych

Tworzymy regularne kopie zapasowe zgodnie z aktualnym stanem techniki, jednak nie gwarantujemy zachowania wszystkich danych bez wyjątku. Użytkownik jest zobowiązany do dodatkowego zabezpieczania ważnych danych na własną odpowiedzialność.

§ 9 Rozwiązanie umowy i zwroty

9.1 Zamknięcie konta

Użytkownik może w każdej chwili zamknąć swoje konto bez podania przyczyn. Zamknięcie następuje poprzez ustawienia konta lub przez e-mail na adres kontakt@dokuscan.com.

9.2 Zwrot pakietów skanów

Ponieważ pakiety skanów są płatnościami jednorazowymi, a skany nie wygasają, co do zasady nie przysługuje zwrot niewykorzystanych skanów. Wyjątki obowiązują w przypadku udowodnionych błędów technicznych po naszej stronie lub ustawowego prawa odstąpienia w ciągu 14 dni od zakupu, o ile pakiet nie został jeszcze wykorzystany.

9.3 Prawo odstąpienia

Konsumenci mają prawo odstąpić od umowy o treści cyfrowe w ciągu 14 dni bez podania przyczyn, o ile usługa nie została jeszcze wykorzystana. Prawo odstąpienia wygasa z chwilą pierwszego wykorzystania skanów z pakietu, o ile użytkownik wyraźnie zgodził się na rozpoczęcie świadczenia usługi przed upływem terminu odstąpienia.

9.4 Nadzwyczajne wypowiedzenie przez DokuScan

Zastrzegamy sobie prawo do zablokowania lub zamknięcia kont bez uprzedniego powiadomienia w przypadku poważnych naruszeń niniejszego regulaminu. Dotyczy to w szczególności:

• Istotnych lub powtarzających się naruszeń niniejszego regulaminu
• Nadużycia lub manipulacji usługą
• Przesyłania treści niezgodnych z prawem
• Zautomatyzowanych dostępów zagrażających stabilności systemu

W przypadku uzasadnionego nadzwyczajnego wypowiedzenia nie przysługuje roszczenie o zwrot pozostałego salda skanów.

9.5 Skutki rozwiązania umowy

Po zakończeniu umowy dostęp zostaje zablokowany. Dane są usuwane zgodnie z § 7 w ciągu 30 dni. Pozostałe saldo skanów wygasa z chwilą zamknięcia konta.

§ 10 Zmiany regulaminu

10.1 Prawo do zmian

Zastrzegamy sobie prawo do zmiany niniejszego regulaminu w razie potrzeby, o ile zmiany są rozsądne dla użytkownika. Zmiany będą komunikowane e-mailem co najmniej 30 dni przed ich wejściem w życie.

10.2 Prawo sprzeciwu

Użytkownik może sprzeciwić się zmianom w ciągu 30 dni od otrzymania powiadomienia. Jeśli użytkownik zgłosi sprzeciw, umowa kończy się z chwilą wejścia w życie nowego regulaminu. Niewykorzystane saldo skanów zostanie w takim przypadku zwrócone proporcjonalnie.

§ 11 Postanowienia końcowe

11.1 Prawo właściwe

Obowiązuje prawo niemieckie z wyłączeniem Konwencji Narodów Zjednoczonych o umowach międzynarodowej sprzedaży towarów (CISG).

11.2 Właściwość sądu

O ile użytkownik jest przedsiębiorcą, osobą prawną prawa publicznego lub podmiotem majątku publicznego, sądem właściwym dla wszystkich sporów wynikających z niniejszej umowy lub z nią związanych są Niemcy. Bezwzględnie obowiązujące przepisy dotyczące wyłącznej właściwości sądu pozostają nienaruszone.

11.3 Klauzula salwatoryjna

Jeśli poszczególne postanowienia niniejszego regulaminu są lub staną się nieważne lub niewykonalne, nie narusza to ważności pozostałych postanowień.

11.4 Rozstrzyganie sporów UE

Platforma Komisji Europejskiej do internetowego rozstrzygania sporów: https://ec.europa.eu/consumers/odr/
Nie jesteśmy zobowiązani ani co do zasady gotowi do udziału w postępowaniach przed konsumenckim organem arbitrażowym.

Ostatnia aktualizacja: kwiecień 2026 · Wersja 1.0