Allgemeine Geschäftsbedingungen

Diese Geschäftsbedingungen regeln die Nutzung von DokuScan — dem cloudbasierten Dienst zur KI-gestützten Extraktion strukturierter Daten aus Dokumenten.

§ 1 Geltungsbereich und Vertragspartner

1.1 Anbieter

Nibsy Tech Ltd
71-75 Shelton Street
Covent Garden
London WC2H 9JQ
United Kingdom
E-Mail: kontakt@dokuscan.com

1.2 Geltungsbereich

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für alle Leistungen der Nibsy Tech Ltd über die Website dokuscan.com und die dazugehörige Web-Anwendung („DokuScan").

1.3 Vertragssprache

Die Vertragssprache ist Deutsch. Maßgeblich ist die deutsche Fassung dieser AGB.

§ 2 Leistungsbeschreibung

2.1 Service

DokuScan bietet einen cloudbasierten Dienst zur automatischen Extraktion strukturierter Daten aus Dokumenten. Hochgeladene Dokumente (PDF, JPG, PNG) werden mittels Texterkennung und KI-gestützter Analyse verarbeitet, um definierte Felder auszulesen und strukturiert zu exportieren.

2.2 Funktionsumfang

2.3 Verfügbarkeit

Wir streben eine Verfügbarkeit von 99 % im Jahresdurchschnitt an. Ausgenommen sind geplante Wartungszeiten sowie Zeiten, in denen der Dienst aufgrund von Umständen, die wir nicht zu vertreten haben (z. B. höhere Gewalt, Ausfall von Drittanbietern), nicht verfügbar ist.

2.4 KI-Verarbeitung

DokuScan nutzt KI-gestützte Systeme zur automatischen Dokumentenanalyse. Diese Verarbeitung ist technisch notwendiger Bestandteil der Kernleistung. Ohne diese automatisierte Verarbeitung kann der Service nicht im vorgesehenen Umfang genutzt werden.

§ 3 Vertragsschluss und Laufzeit

3.1 Registrierung

Der Vertrag kommt durch die erfolgreiche Registrierung eines Nutzerkontos und die Bestätigung der E-Mail-Adresse zustande.

3.2 Kostenlose Testscans

Neue Accounts erhalten 10 kostenlose Scans ohne Registrierung einer Zahlungsmethode. Diese dienen der unverbindlichen Erprobung des Dienstes. Ein Anspruch auf Verlängerung oder Erhöhung der kostenlosen Scans besteht nicht.

3.3 Scan-Pakete

Kostenpflichtige Scan-Pakete sind Einmalzahlungen ohne automatische Verlängerung. Erworbene Scans sind nicht an eine Laufzeit gebunden und verfallen nicht. Nicht verbrauchte Scans bleiben dem Account dauerhaft gutgeschrieben, solange das Konto aktiv ist.

3.4 Registrierung über Partner

Registriert sich ein Nutzer über einen Partner, kommt der Vertrag ausschließlich zwischen dem Nutzer und der Nibsy Tech Ltd zustande. Partner handeln lediglich vermittelnd. Ein Zugriff des Partners auf Daten erfolgt nur nach ausdrücklicher Freigabe durch den Nutzer.

§ 4 Preise und Zahlung

4.1 Preise

Die aktuellen Preise sind auf der Website dokuscan.com einsehbar. Alle Preise verstehen sich inklusive der jeweils geltenden gesetzlichen Mehrwertsteuer, sofern nicht anders ausgewiesen.

4.2 Verfügbare Pakete

4.3 Zahlungsabwicklung

Die Zahlungsabwicklung erfolgt über den Zahlungsdienstleister Mollie B.V., Keizersgracht 313, 1016 EE Amsterdam, Niederlande. Die im Bestellprozess angezeigten Zahlungsarten stehen zur Verfügung. Kreditkartendaten werden nicht auf DokuScan-Servern gespeichert.

4.4 Scan-Gutschrift bei Fehlern

Schlägt ein Scan aufgrund eines technischen Fehlers auf unserer Seite fehl, wird der verbrauchte Scan automatisch dem Account gutgeschrieben. Fehler die durch fehlerhafte oder unlesbare Dokumente entstehen, begründen keinen Erstattungsanspruch.

§ 5 Scan-Kontingente und Beschränkungen

Nicht verbrauchte Scans aus Paketen verfallen nicht — sie bleiben dauerhaft gültig, solange das Konto aktiv ist. Scans aus Fehlverarbeitungen werden automatisch zurückgebucht.

5.1 Scan-Definition

Ein Scan entspricht der Verarbeitung eines Dokuments (einer Seite). Mehrseitige PDFs die automatisch aufgeteilt werden, verbrauchen pro Seite einen Scan. Duplikate werden nicht verrechnet.

5.2 Nicht übertragbare Kontingente

Scan-Guthaben ist personenbezogen und nicht auf andere Accounts übertragbar.

5.3 Dateibeschränkungen

5.4 Rate-Limiting

Zum Schutz der Systemstabilität gilt ein Limit von 200 Scans pro Stunde pro Account. Bei Überschreitung werden weitere Uploads bis zum nächsten Stundenzeitraum vorübergehend gesperrt. Verbrauchtes Guthaben wird in diesem Fall nicht abgezogen.

§ 6 Nutzerrechte und -pflichten

6.1 Nutzungsrecht

Der Nutzer erhält ein einfaches, nicht übertragbares Nutzungsrecht am Service für die Dauer des Vertragsverhältnisses.

6.2 Eigentum an Templates und Daten

Alle vom Nutzer erstellten Templates, hochgeladenen Dokumente und extrahierten Daten bleiben Eigentum des Nutzers. DokuScan beansprucht kein Recht an diesen Inhalten.

6.3 Verbotene Nutzung

Der Nutzer verpflichtet sich insbesondere, Folgendes zu unterlassen:

6.4 Datensicherheit

Der Nutzer ist verantwortlich für die Vertraulichkeit seiner Zugangsdaten und hat DokuScan bei Verdacht auf Missbrauch unverzüglich zu informieren.

6.5 Verarbeitung personenbezogener Daten Dritter

Verarbeitet der Nutzer über DokuScan personenbezogene Daten von Dritten (z. B. Namen und Adressen auf Lieferscheinen oder Personalformularen), liegt die datenschutzrechtliche Verantwortung beim Nutzer als Verantwortlichem im Sinne der DSGVO. Auf Wunsch stellen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) bereit.

§ 7 Datenverarbeitung und Speicherung

7.1 Art der Verarbeitung

Hochgeladene Dokumente werden automatisiert verarbeitet, um definierte Felder auszulesen. Hierfür werden Texterkennungsverfahren sowie KI-gestützte Analyse eingesetzt. Diese automatisierte Verarbeitung ist für den Kernfunktionsumfang von DokuScan technisch erforderlich.

7.2 Verarbeitung in der EU

Hochgeladene Dokumente und daraus extrahierte Daten werden ausschließlich innerhalb der Europäischen Union verarbeitet und gespeichert. Die Speicherung der Dateien erfolgt in einem EU-Rechenzentrum (Deutschland, Frankfurt).

Die Nibsy Tech Ltd hat ihren Sitz im Vereinigten Königreich. Für Datenübermittlungen zwischen der EU/dem EWR und dem Vereinigten Königreich gilt ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission.

7.3 KI-Verarbeitung

Zur Umsetzung der automatischen Feldextraktion setzt DokuScan KI-Dienste von Drittanbietern ein. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich in EU-Rechenzentren. Eine Übermittlung in Drittländer findet nicht statt. Dokumente werden nicht für das Training von KI-Modellen verwendet.

7.4 Rechtsgrundlage

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie, soweit einschlägig, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer effizienten und automatisierten Dokumentenverarbeitung).

7.5 Speicherdauer

Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, werden betroffene Daten entsprechend länger gespeichert.

7.6 Datenlöschung

Der Nutzer kann jederzeit einzelne Scans oder seinen gesamten Account löschen, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Nach Beendigung des Vertrags werden Daten innerhalb von 30 Tagen endgültig gelöscht oder anonymisiert.

7.7 Technische Dienstleister

Zur Bereitstellung des Dienstes setzen wir ausgewählte technische Dienstleister ein, die personenbezogene Daten ausschließlich auf Grundlage von Auftragsverarbeitungsverträgen gemäß Art. 28 DSGVO verarbeiten:

Diese Dienstleister verarbeiten Daten ausschließlich nach unseren Weisungen und nur soweit dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist.

§ 8 Gewährleistung und Haftungsbeschränkung

8.1 KI-Genauigkeit

DokuScan strebt eine hohe Genauigkeit der Feldextraktion an, kann jedoch keine 100%ige Korrektheit garantieren. Die Qualität der Extraktion hängt maßgeblich von der Lesbarkeit und Qualität der hochgeladenen Dokumente ab. Der Nutzer ist verpflichtet, extrahierte Daten vor Weiterverwendung zu prüfen.

8.2 Haftungsbeschränkung

Die Haftung für leichte Fahrlässigkeit ist ausgeschlossen, sofern keine wesentlichen Vertragspflichten verletzt werden. Bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten ist die Haftung bei leichter Fahrlässigkeit auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt. Die Haftung für mittelbare Schäden, entgangenen Gewinn oder sonstige Vermögensschäden ist ausgeschlossen, soweit gesetzlich zulässig.

8.3 Fehlerhafte Extraktion

DokuScan haftet nicht für Schäden die durch fehlerhafte oder unvollständige Extraktion entstehen, sofern der Nutzer die extrahierten Daten nicht vor Weiterverwendung geprüft hat. Dies gilt insbesondere für Verwendung in der Buchhaltung, gegenüber Behörden oder Dritten.

8.4 Datenverlust

Wir erstellen regelmäßige Backups nach dem Stand der Technik, übernehmen jedoch keine Garantie für den ausnahmslosen Erhalt sämtlicher Daten. Der Nutzer ist angehalten, wichtige Daten zusätzlich in eigener Verantwortung zu sichern.

§ 9 Kündigung und Rückerstattung

9.1 Kontoschließung

Der Nutzer kann sein Konto jederzeit ohne Angabe von Gründen schließen. Die Schließung erfolgt über die Kontoeinstellungen oder per E-Mail an kontakt@dokuscan.com.

9.2 Rückerstattung von Scan-Paketen

Da Scan-Pakete Einmalzahlungen sind und Scans nicht verfallen, erfolgt grundsätzlich keine Rückerstattung nicht verbrauchter Scans. Ausnahmen gelten bei nachgewiesenen technischen Fehlern auf unserer Seite oder bei gesetzlichem Widerrufsrecht innerhalb von 14 Tagen nach Kauf, sofern das Paket noch nicht genutzt wurde.

9.3 Widerrufsrecht

Verbraucher haben das Recht, einen Vertrag über digitale Inhalte innerhalb von 14 Tagen ohne Angabe von Gründen zu widerrufen, sofern die Leistung noch nicht in Anspruch genommen wurde. Durch die erstmalige Verwendung von Scans aus einem Paket erlischt das Widerrufsrecht, sofern der Nutzer ausdrücklich zugestimmt hat, dass die Leistung vor Ablauf der Widerrufsfrist beginnt.

9.4 Außerordentliche Kündigung durch DokuScan

Wir behalten uns das Recht vor, Accounts bei schwerwiegenden Verstößen gegen diese AGB ohne Vorankündigung zu sperren oder zu schließen. Dies gilt insbesondere bei:

Im Fall einer berechtigten außerordentlichen Kündigung besteht kein Anspruch auf Rückerstattung des verbleibenden Scan-Guthabens.

9.5 Folgen der Kündigung

Nach Vertragsbeendigung wird der Zugang gesperrt. Daten werden gemäß § 7 innerhalb von 30 Tagen gelöscht. Verbleibendes Scan-Guthaben verfällt mit Kontoschließung.

§ 10 Änderungen der AGB

10.1 Änderungsrecht

Wir behalten uns vor, diese AGB bei Bedarf zu ändern, sofern die Änderungen für den Nutzer zumutbar sind. Änderungen werden mindestens 30 Tage vor Inkrafttreten per E-Mail mitgeteilt.

10.2 Widerspruchsrecht

Der Nutzer kann den Änderungen innerhalb von 30 Tagen nach Zugang der Mitteilung widersprechen. Widerspricht der Nutzer, endet der Vertrag zum Zeitpunkt des Inkrafttretens der neuen AGB. Nicht verbrauchtes Scan-Guthaben wird in diesem Fall anteilig erstattet.

§ 11 Schlussbestimmungen

11.1 Anwendbares Recht

Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG).

11.2 Gerichtsstand

Sofern der Nutzer Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist, ist Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus und im Zusammenhang mit diesem Vertrag Deutschland. Zwingende gesetzliche Regelungen zu ausschließlichen Gerichtsständen bleiben unberührt.

11.3 Salvatorische Klausel

Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.

11.4 EU-Streitschlichtung

Plattform der EU-Kommission zur Online-Streitbeilegung: https://ec.europa.eu/consumers/odr/
Wir sind nicht verpflichtet und grundsätzlich nicht bereit, an Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle teilzunehmen.

Fragen zu den AGB:

E-Mail: legal@dokuscan.com

Support: support@dokuscan.com

Stand: April 2026 · Version 1.0