Personalformulare scannen.
Automatisch strukturieren.
DokuScan liest ausgefüllte Personalformulare, Bewerbungsbögen und HR-Dokumente automatisch aus — Name, Adresse, Geburtsdatum, Qualifikationen — und exportiert alles strukturiert in Excel oder CSV.
Kostenlos testen10 Scans gratis · Keine Kreditkarte · DSGVO-konform
Welche Personalformulare kann DokuScan verarbeiten?
DokuScan ist nicht auf einen festen Formulartyp beschränkt. Da du selbst definierst welche Felder extrahiert werden, funktioniert das Tool mit jedem HR-Dokument das du regelmäßig verarbeitest.
Personalfragebögen
Name, Adresse, Geburtsdatum, Steuerklasse, Krankenkasse, IBAN — alles in einer Zeile pro Mitarbeiter.
Bewerbungsunterlagen
Bewerber-Name, angestrebte Position, Eintrittsdatum, Gehaltsvorstellung, Qualifikationen strukturiert erfassen.
Urlaubsanträge
Mitarbeiter, Abteilung, Urlaubszeitraum, Anzahl Tage, Genehmigungsstatus — direkt in die Urlaubsplanung.
Onboarding-Formulare
Alle Stammdaten neuer Mitarbeiter aus dem Aufnahmeformular direkt ins HR-System übernehmen.
Krankmeldungen
Mitarbeiter, Zeitraum, Arzt, Diagnose-Code — automatisch erfasst und exportiert.
Eigene Formulare
Interne Unternehmensformulare die kein anderes Tool kennt. Template einmal anlegen, danach automatisch.
Was kostet manuelles Abtippen wirklich?
Die meisten Unternehmen unterschätzen den tatsächlichen Zeitaufwand. Eine einfache Rechnung:
| Personalformulare pro Monat | 50 Stück |
| Durchschnittliche Felder pro Formular | 12 Felder |
| Zeit pro Formular (abtippen + prüfen) | ca. 4 Minuten |
| Gesamtaufwand pro Monat | 200 Minuten = 3,3 Stunden |
| Bei 25 EUR Stundenlohn (Verwaltung) | 82 EUR / Monat = 984 EUR / Jahr |
| DokuScan (500 Scans / Monat) | 29 EUR einmalig |
Das ist nur die direkte Arbeitszeit — Fehler durch Vertipper, Rückfragen und Korrekturen nicht eingerechnet.
So funktioniert es.
Einmal einrichten, danach läuft es automatisch.
Template anlegen: Felder definieren — Name, Adresse, Geburtsdatum, Abteilung, Steuerklasse, IBAN.
Personalformular hochladen — PDF, JPG oder PNG. Auch Handyfotos von Papierformularen funktionieren.
KI liest alle definierten Felder aus — gedruckt oder handgeschrieben.
Excel, CSV oder JSON herunterladen — fertig für Personio, DATEV, SAP oder dein eigenes System.
Eigene Felder — kein fixes Schema
Du bestimmst welche Felder extrahiert werden. Krankenkasse, Steuerklasse, IBAN, Probezeit — jedes Feld das dein Formular enthält.
Handschrift & Druck
Sowohl gedruckte Formulare als auch handgeschriebene Angaben werden zuverlässig per OCR und KI erkannt.
DSGVO-konform
Personaldaten sind besonders sensibel. Alle Daten ausschließlich auf deutschen Servern. Kein Training mit deinen Dokumenten.
Stapelverarbeitung
Alle Formulare einer Einstellungswelle auf einmal hochladen — bis zu 25 Dateien gleichzeitig.
Kein Abo
Einmalige Scan-Pakete. Guthaben verfällt nicht. Zahle nur wenn du tatsächlich Formulare verarbeitest.
Export nach Wahl
Excel für manuelle Weiterverarbeitung, CSV für Systemimporte, JSON für eigene Integrationen.
Häufige Fragen
Funktioniert DokuScan auch mit handausgefüllten Formularen?
Ja. DokuScan kombiniert OCR mit KI-Extraktion. Sowohl gedruckte als auch handgeschriebene Angaben werden erkannt — auch bei nicht perfekter Handschrift. Bei schlechter Scan-Qualität zeigt DokuScan einen Konfidenzwert pro Feld an, damit du gezielt prüfen kannst wo Unsicherheit besteht.
Kann ich die Daten direkt in mein HR-System importieren?
DokuScan exportiert als Excel (XLSX), CSV und JSON. Diese Formate werden von allen gängigen HR-Systemen unterstützt — Personio, DATEV, SAP HR, Agenda HR, oder einfache Excel-basierte Workflows. Die Spaltennamen im Export entsprechen exakt den Feldnamen die du im Template definiert hast.
Sind Personaldaten DSGVO-konform gespeichert?
Ja. Alle Dokumente und extrahierten Daten werden ausschließlich auf deutschen Servern gespeichert. Deine Dokumente werden nicht für das Training von KI-Modellen verwendet. Jeder Account ist vollständig isoliert — kein anderer Nutzer kann auf deine Daten zugreifen.
Was passiert wenn das Formular schlecht lesbar ist?
DokuScan zeigt nach der Extraktion einen Konfidenzwert pro Feld an. Felder mit niedriger Konfidenz sind markiert und können vor dem Export manuell korrigiert werden. So behältst du die Kontrolle ohne den gesamten Prozess manuell durchführen zu müssen.
Funktioniert DokuScan für alle Sprachen?
Ja. Dokumente in Deutsch, Englisch, Polnisch, Spanisch und Französisch werden verarbeitet. Die Ausgabe erfolgt in der von dir gewählten Sprache — unabhängig von der Sprache des Dokuments.
Weitere Anwendungsfälle
DokuScan funktioniert für jeden Dokumenttyp der strukturierte Daten enthält.
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