Bestellungen auslesen.
Positionen automatisch erfassen.
DokuScan liest Bestellnummer, Kunde, Liefertermin und alle Positionen mit Menge und Preis aus — aus PDF, Fax-Scan oder Foto. Den Aufbau erkennt DokuScan bei der ersten Bestellung selbst.
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Bestellungen kommen in jedem Format.
Kunden bestellen per PDF, per Fax, mit ausgefülltem Bestellformular oder mit eigenem Bestellschein. Bevor die Bestellung im System ist, tippt jemand Positionen und Mengen ab — fehleranfällig und oft unter Zeitdruck.
DokuScan überträgt jede Position als eigene Zeile, zusammen mit den Kopfdaten der Bestellung. Das Ergebnis lässt sich als CSV in Warenwirtschaft oder ERP importieren.
Welche Dokumente sich eignen
Bestellformulare
Eigene Bestellscheine, die Kunden ausfüllen — gedruckt oder handschriftlich.
Bestellungen von Kunden
Bestell-PDFs aus den Systemen Ihrer Kunden, jede in eigenem Layout.
Auftragsbestätigungen
Bestätigungen Ihrer Lieferanten mit Positionen, Preisen und Lieferterminen zum Abgleich.
Fax- und Papierbestellungen
Eingescannte Faxe und Fotos werden per OCR aufbereitet.
Abrufaufträge
Abrufnummer, Artikel, Menge und Wunschtermin pro Abruf.
Anfragen
Angefragte Artikel und Mengen strukturiert für die Angebotserstellung.
So funktioniert es.
Erste Bestellung hochladen — DokuScan erkennt Kopfdaten und Positionstabelle und schlägt die Felder vor: Bestellnummer, Kunde, Datum, Artikel, Menge, Preis.
Vorschlag prüfen, bei Bedarf anpassen und als Template speichern.
Weitere Bestellungen hochladen oder per E-Mail an die Template-Adresse weiterleiten.
CSV oder Excel herunterladen — bereit für den Import in Warenwirtschaft oder ERP.
Jede Position einzeln
Artikel, Menge, Einheit und Preis pro Zeile, dazu Bestellnummer und Kunde aus dem Kopf.
Bestellungen per E-Mail
Eingehende Bestell-Mails an die Template-Adresse weiterleiten — der Anhang wird automatisch verarbeitet.
Plausibilitätsprüfung
Regeln für Mengen und Preise markieren auffällige Bestellungen vor dem Import.
Export für Ihr System
CSV mit wählbarem Trennzeichen, Excel oder JSON. Die Spaltennamen entsprechen Ihrem Template.
API und Webhooks
Im Business-Paket: Bestellungen per API einreichen und Ergebnisse automatisch abholen.
DSGVO-konform
Alle Daten auf Servern in Deutschland. Kein Training von KI-Modellen mit Ihren Dokumenten.
Häufige Fragen
Brauche ich für jeden Kunden ein eigenes Template?
Nicht zwingend. Die KI findet die Felder unabhängig vom Layout. Bei Kunden mit sehr unterschiedlichen Bestellformaten kann ein eigenes Template pro Kunde das Ergebnis verbessern.
Kann ich Bestellungen direkt in mein ERP übernehmen?
DokuScan exportiert CSV, Excel und JSON mit Ihren Spaltennamen. Diese Formate lassen sich in gängige Warenwirtschafts- und ERP-Systeme importieren. Eine automatische Anbindung ist über die API im Business-Paket möglich.
Funktioniert das mit Fax-Bestellungen?
Ja. Eingescannte Faxe und Fotos werden per OCR verarbeitet. Bei schlechter Qualität zeigt die Konfidenz-Anzeige, welche Werte geprüft werden sollten.
Was kostet eine Bestellung?
Eine Seite verbraucht einen Credit. Im Starter-Paket kosten 100 Credits 9 EUR. Die Analyse zur Template-Erkennung ist kostenlos.
Wo werden die Daten gespeichert?
Auf Servern in Deutschland (Frankfurt), DSGVO-konform, getrennt von anderen Accounts und ohne Training von KI-Modellen mit Ihren Dokumenten.
Weitere Anwendungen
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