Términos y condiciones

§ 1 Ámbito de aplicación y partes contratantes

1.1 Proveedor

Nibsy Tech Ltd
71-75 Shelton Street
Covent Garden
London WC2H 9JQ
United Kingdom
Correo electrónico: kontakt@dokuscan.com

1.2 Ámbito de aplicación

Estos términos y condiciones se aplican a todos los servicios de Nibsy Tech Ltd prestados a través del sitio web dokuscan.com y la aplicación web asociada ("DokuScan").

1.3 Idioma del contrato

El idioma del contrato es el alemán. La versión alemana de estos términos y condiciones es la vinculante.

§ 2 Descripción del servicio

2.1 Servicio

DokuScan ofrece un servicio en la nube para la extracción automática de datos estructurados de documentos. Los documentos subidos (PDF, JPG, PNG) se procesan mediante reconocimiento de texto y análisis basado en IA para leer los campos definidos y exportarlos de forma estructurada.

2.2 Alcance de las funciones

• Subida de documentos en PDF, JPG o PNG (incluidos documentos de varias páginas)
• Creación de plantillas propias con campos libremente definibles
• Reconocimiento de texto y extracción de campos automáticos mediante IA
• Extracción de campos individuales y datos tabulares (filas)
• Revisión y corrección manual de los datos extraídos
• Exportación a Excel (.xlsx), CSV y JSON
• División automática de PDF de varias páginas en páginas individuales
• Detección de duplicados al subir archivos

2.3 Disponibilidad

Nos esforzamos por alcanzar una disponibilidad media anual del 99 %. Quedan excluidas las ventanas de mantenimiento programadas y los periodos en los que el servicio no esté disponible por circunstancias ajenas a nuestro control (p. ej., fuerza mayor, fallo de proveedores externos).

2.4 Procesamiento con IA

DokuScan utiliza sistemas basados en IA para el análisis automático de documentos. Este procesamiento es un componente técnicamente necesario del servicio principal. Sin este procesamiento automatizado, el servicio no puede utilizarse en el alcance previsto.

§ 3 Celebración y duración del contrato

3.1 Registro

El contrato se perfecciona con el registro exitoso de una cuenta de usuario y la confirmación de la dirección de correo electrónico.

3.2 Escaneos de prueba gratuitos

Las nuevas cuentas reciben 10 escaneos gratuitos sin necesidad de registrar un método de pago. Están destinados a una prueba no vinculante del servicio. No existe derecho a la ampliación o aumento de los escaneos gratuitos.

3.3 Paquetes de escaneo

Los paquetes de escaneo de pago son pagos únicos sin renovación automática. Los escaneos adquiridos no están vinculados a un plazo y no caducan. Los escaneos no utilizados permanecen acreditados de forma permanente en la cuenta mientras esta esté activa.

3.4 Registro a través de socios

Si un usuario se registra a través de un socio, el contrato se celebra exclusivamente entre el usuario y Nibsy Tech Ltd. Los socios actúan únicamente como intermediarios. El acceso del socio a los datos solo tiene lugar con el consentimiento expreso del usuario.

§ 4 Precios y pago

4.1 Precios

Los precios actuales pueden consultarse en el sitio web dokuscan.com. Todos los precios incluyen el IVA legal aplicable, salvo que se indique lo contrario.

4.2 Paquetes disponibles

• Starter (9 €): 100 escaneos — pago único, sin suscripción
• Professional (29 €): 500 escaneos — pago único, sin suscripción
• Business (79 €): 2.000 escaneos — pago único, sin suscripción

4.3 Procesamiento de pagos

El procesamiento de pagos lo realiza el proveedor de servicios de pago Mollie B.V., Keizersgracht 313, 1016 EE Ámsterdam, Países Bajos. Están disponibles los métodos de pago mostrados durante el proceso de compra. Los datos de tarjetas de crédito no se almacenan en los servidores de DokuScan.

4.4 Abono de escaneos por errores

Si un escaneo falla debido a un error técnico por nuestra parte, el escaneo consumido se abona automáticamente a la cuenta. Los errores causados por documentos defectuosos o ilegibles no dan derecho a reembolso.

§ 5 Cuotas de escaneo y limitaciones

5.1 Definición de escaneo

Un escaneo corresponde al procesamiento de un documento (una página). Los PDF de varias páginas que se dividen automáticamente consumen un escaneo por página. Los duplicados no se facturan.

5.2 Cuotas no transferibles

El saldo de escaneos es personal y no puede transferirse a otras cuentas.

5.3 Restricciones de archivos

• Tamaño máximo de archivo: 20 MB por archivo
• Formatos admitidos: PDF, JPG, PNG, WEBP
• Máximo de archivos por subida: 25
• Máximo de subidas por hora: 200 escaneos

5.4 Limitación de velocidad

Para proteger la estabilidad del sistema se aplica un límite de 200 escaneos por hora y cuenta. En caso de superarse, las subidas adicionales se bloquean temporalmente hasta el siguiente periodo horario. En este caso, el saldo consumido no se deduce.

§ 6 Derechos y obligaciones del usuario

6.1 Derecho de uso

El usuario recibe un derecho de uso simple y no transferible sobre el servicio durante la vigencia de la relación contractual.

6.2 Propiedad de plantillas y datos

Todas las plantillas creadas, documentos subidos y datos extraídos por el usuario siguen siendo propiedad del usuario. DokuScan no reclama ningún derecho sobre este contenido.

6.3 Uso prohibido

El usuario se compromete en particular a abstenerse de:

• Utilizar el servicio con fines ilícitos
• Subir malware u otro código dañino
• Realizar accesos automatizados (bots, scripts) sin consentimiento previo
• Eludir las medidas técnicas de protección o los límites de subida
• Subir documentos para los que no exista autorización
• Tratar datos personales de terceros sin la base jurídica correspondiente

6.4 Seguridad de los datos

El usuario es responsable de la confidencialidad de sus credenciales de acceso y debe informar de inmediato a DokuScan ante cualquier sospecha de uso indebido.

6.5 Tratamiento de datos personales de terceros

Si el usuario trata a través de DokuScan datos personales de terceros (p. ej., nombres y direcciones en albaranes o formularios de RRHH), la responsabilidad en materia de protección de datos recae en el usuario como responsable del tratamiento en el sentido del RGPD. Bajo petición, facilitamos un contrato de encargo de tratamiento de datos.

§ 7 Tratamiento y almacenamiento de datos

7.1 Tipo de tratamiento

Los documentos subidos se procesan de forma automatizada para leer los campos definidos. Para ello se emplean procedimientos de reconocimiento de texto y análisis basado en IA. Este procesamiento automatizado es técnicamente necesario para la funcionalidad principal de DokuScan.

7.2 Tratamiento en la UE

Los documentos subidos y los datos extraídos de ellos se procesan y almacenan exclusivamente dentro de la Unión Europea. El almacenamiento de los archivos se realiza en un centro de datos de la UE (Alemania, Fráncfort).

Nibsy Tech Ltd tiene su sede en el Reino Unido. Para las transferencias de datos entre la UE/EEE y el Reino Unido se aplica una decisión de adecuación de la Comisión Europea.

7.3 Procesamiento con IA

Para realizar la extracción automática de campos, DokuScan utiliza servicios de IA de terceros. El procesamiento se realiza exclusivamente en centros de datos de la UE. No se realiza transferencia a terceros países. Los documentos no se utilizan para entrenar modelos de IA.

7.4 Base jurídica

El tratamiento de datos se basa en el art. 6.1.b RGPD (ejecución de un contrato) y, en su caso, en el art. 6.1.f RGPD (interés legítimo en un procesamiento de documentos eficiente y automatizado).

7.5 Plazo de conservación

• Documentos originales: hasta su eliminación manual por el usuario o eliminación de la cuenta
• Datos extraídos: hasta su eliminación activa por el usuario
• Datos de la cuenta: hasta la finalización del contrato y el vencimiento de los plazos legales de conservación

En la medida en que existan obligaciones legales de conservación, los datos afectados se almacenarán durante un periodo correspondientemente más largo.

7.6 Eliminación de datos

El usuario puede eliminar en cualquier momento escaneos individuales o toda su cuenta, siempre que no existan obligaciones legales de conservación que lo impidan. Tras la finalización del contrato, los datos se eliminan definitivamente o se anonimizan en un plazo de 30 días.

7.7 Proveedores técnicos

Para prestar el servicio utilizamos proveedores técnicos seleccionados que tratan datos personales exclusivamente sobre la base de contratos de encargo de tratamiento conforme al art. 28 RGPD:

• Infraestructura de alojamiento y almacenamiento dentro de la UE
• Servicios de procesamiento con IA para el análisis de documentos (región UE)
• Procesamiento de pagos a través de un proveedor de servicios de pago certificado en la UE
• Proveedores de servicios de correo electrónico y comunicación para notificaciones del sistema

Estos proveedores tratan los datos exclusivamente según nuestras instrucciones y solo en la medida necesaria para la ejecución del contrato.

§ 8 Garantía y limitación de responsabilidad

8.1 Precisión de la IA

DokuScan aspira a un alto grado de precisión en la extracción de campos, pero no puede garantizar una exactitud del 100 %. La calidad de la extracción depende en gran medida de la legibilidad y calidad de los documentos subidos. El usuario está obligado a revisar los datos extraídos antes de su uso posterior.

8.2 Limitación de responsabilidad

Se excluye la responsabilidad por negligencia leve, salvo que se incumplan obligaciones contractuales esenciales. En caso de incumplimiento de obligaciones contractuales esenciales, la responsabilidad por negligencia leve se limita al daño previsible típico de este tipo de contrato. Se excluye la responsabilidad por daños indirectos, lucro cesante u otros perjuicios patrimoniales en la medida en que lo permita la ley.

8.3 Extracción defectuosa

DokuScan no se hace responsable de los daños derivados de una extracción defectuosa o incompleta si el usuario no ha revisado los datos extraídos antes de su uso posterior. Esto se aplica en particular al uso en contabilidad o frente a autoridades o terceros.

8.4 Pérdida de datos

Realizamos copias de seguridad periódicas conforme al estado de la técnica, pero no garantizamos la conservación de todos los datos sin excepción. Se recomienda al usuario que asegure adicionalmente los datos importantes bajo su propia responsabilidad.

§ 9 Rescisión y reembolsos

9.1 Cierre de cuenta

El usuario puede cerrar su cuenta en cualquier momento sin indicar motivos. El cierre se realiza a través de la configuración de la cuenta o por correo electrónico a kontakt@dokuscan.com.

9.2 Reembolso de paquetes de escaneo

Dado que los paquetes de escaneo son pagos únicos y los escaneos no caducan, por norma general no se reembolsan los escaneos no utilizados. Se aplican excepciones en caso de errores técnicos comprobados por nuestra parte o del derecho legal de desistimiento dentro de los 14 días posteriores a la compra, siempre que el paquete aún no se haya utilizado.

9.3 Derecho de desistimiento

Los consumidores tienen derecho a desistir de un contrato sobre contenidos digitales en un plazo de 14 días sin indicar motivos, siempre que el servicio aún no se haya utilizado. El derecho de desistimiento se extingue con el primer uso de escaneos de un paquete, siempre que el usuario haya dado su consentimiento expreso para que la prestación comience antes de que finalice el plazo de desistimiento.

9.4 Rescisión extraordinaria por parte de DokuScan

Nos reservamos el derecho de bloquear o cerrar cuentas sin previo aviso en caso de infracciones graves de estos términos y condiciones. Esto se aplica en particular a:

• Infracciones significativas o reiteradas de estos términos y condiciones
• Uso indebido o manipulación del servicio
• Subida de contenido ilícito
• Accesos automatizados que pongan en peligro la estabilidad del sistema

En caso de rescisión extraordinaria justificada, no existe derecho a reembolso del saldo de escaneos restante.

9.5 Consecuencias de la rescisión

Tras la finalización del contrato, se bloquea el acceso. Los datos se eliminan conforme al § 7 en un plazo de 30 días. El saldo de escaneos restante caduca con el cierre de la cuenta.

§ 10 Modificaciones de estos términos y condiciones

10.1 Derecho de modificación

Nos reservamos el derecho de modificar estos términos y condiciones cuando sea necesario, siempre que los cambios sean razonables para el usuario. Los cambios se comunicarán por correo electrónico al menos 30 días antes de su entrada en vigor.

10.2 Derecho de oposición

El usuario puede oponerse a los cambios en un plazo de 30 días desde la recepción de la notificación. Si el usuario se opone, el contrato finaliza en el momento en que entren en vigor los nuevos términos y condiciones. En este caso, el saldo de escaneos no utilizado se reembolsará de forma proporcional.

§ 11 Disposiciones finales

11.1 Legislación aplicable

Se aplica el derecho alemán, con exclusión de la Convención de las Naciones Unidas sobre los Contratos de Compraventa Internacional de Mercaderías (CISG).

11.2 Fuero competente

Si el usuario es comerciante, persona jurídica de derecho público o patrimonio especial de derecho público, el fuero competente para todas las controversias derivadas de este contrato o relacionadas con él es Alemania. Las disposiciones legales imperativas sobre fueros exclusivos permanecen inalteradas.

11.3 Cláusula de divisibilidad

Si alguna disposición de estos términos y condiciones fuera o llegara a ser inválida o inaplicable, ello no afectará a la validez de las restantes disposiciones.

11.4 Resolución de litigios de la UE

Plataforma de la Comisión de la UE para la resolución de litigios en línea: https://ec.europa.eu/consumers/odr/
No estamos obligados ni, por norma general, dispuestos a participar en procedimientos de resolución de litigios ante un organismo de arbitraje de consumo.

Última actualización: abril de 2026 · Versión 1.0